Microsoft Word haluaa tekstiä, esimerkiksi PDF:stä, liitettäessä ottaa mukaan tekstissä olevat muotoilut, mutta en muista, että olisin montaakaan kertaa tai kertaakaan muotoiluja halunnut. En ainakaan Microsoft Word 2002:sta löytänyt asetusta, jolla liitä -komennon toimintaa olisi voinut muokata haluamakseen, eli että teksti liitettäisiin aina ilman muotoiluja. Valikoista kyllä löytyy ”Paste Special” -komento (suom. Liitä määräten), mutta toistuva käyttö on hieman hankalaa.

Tähänkin pieneen ongelmaan löytyi apu googlettamalla, joka tarjosi ratkaisuksi makron tekemistä ja sen liittämistä esimerkiksi CTRL-V -pikanäppäimeen. Aihetta käsittelevä kysymys ja ratkaisu löytyi Tech Support Guy! -foorumilta ja pikanäppäinvinkki usealtakin sivustolta.

Ohje menee hieman mukaillen seuraavasti:

Klikkaile valikosta ”Tools – Macros – Record Macro” ja anna makrolle nimeksi ”PasteUnformatted”. Valitse makro osoittamaan kaikkia dokumentteja ja klikkaa ”Keyboard” -kuvaketta, josta voit liittää makron esimerkiksi CTRL-V -pikanäppäimeen. Sulje ikkuna ja aloita makron nauhoittaminen.

Nauhoita makro klikkailemalla ”Edit – Paste Special”, ”Unformatted Text” ja ”OK”, jolloin teksti liittyy dokumenttiin ilman muotoiluja. Nyt makro on valmis ja voit lopettaa makron nauhoittamisen.

Avaa Alt-F11 -näppäinyhdistelmällä Visual Basic -editori ja näet juuri nauhoittamasi makron. Periaatteessa nauhoittamasi makron pitäisi toimia, mutta en itse ekalla yrittämällä sitä saanut toimimaan. Onneksi foorumilla oli annettu valmis makrokoodi, jonka voit kopioida nauhoittamasi päälle.

PasteUnformatted -makro:

Sub PasteUnformatted()
'
' Paste Unformatted Text Macro
'
Selection.PasteSpecial Link:=False, _ 
DataType:=wdPasteText, Placement:= _
wdInLine, DisplayAsIcon:=False
End Sub

Nyt aina CTRL-V -pikanäppäimellä teksti liittyy dokumenttiin ilman turhia muotoiluja ja tarvittaessa voi aina valita liitä -komennon valikoista klikkaamalla, jos haluaa säilyttää liitettävän tekstin muotoilut.